Outlook: Excel e-tablosundan posta listesi oluşturma - nasıl çalışır?
Bu pratik ipucunda, Outlook'ta bir Excel adres tablosundan posta listesinin nasıl oluşturulacağını göstereceğiz.
Adım 1: Outlook Posta dağıtım listesi için Excel adres listesini ayarlama
Kişi listenizi Outlook'a aktarabilmeniz için önce listeyi hazırlamanız gerekir. Aksi takdirde Outlook e-tablonuzu işleyemez. Aşağıdaki örnek Office 2007'yi temel almaktadır, Office 2010 ile arasındaki farklar metinde belirtilmiştir. Aşağıdaki resim galerisinde adımları tek tek açıklayacağız.
- Eklemek istediğiniz tüm satırları ve sütunları seçin.
- "Formüller" altındaki şeritte "Adları tanımla" öğesini bulacaksınız.
- Burada işaretli veri kayıtlarınızı adlandırabilirsiniz (resme bakın). Örneğin, "Kişiler" gibi bir ad seçin ve Tamam'ı tıklayın.
- Listenizi "xls" dosyası veya csv olarak kaydedin. Outlook yeni xlsx biçimini "anlamayabilir".
- Adres listeniz artık Microsoft Outlook'a aktarılmaya hazırdır. Şimdi Excel'i kapatın.
2.Adım: Excel tablosunu Outlook'a entegre edin
Artık iletişim bilgilerinizi aşağıdaki gibi Outlook'a aktarabilirsiniz:
- Outlook 2007: "Başlat" sekmesini açın ve "İçeri / Dışarı Aktar ..." düğmesine tıklayın. Outlook 2010'da "Dosya | Aç" aracılığıyla "İçe Aktar" iletişim kutusuna ulaşabilirsiniz.
- "Alma / Verme Yardımcısı" açılır. Listede "Diğer programlardan veya dosyalardan içe aktar" ı seçin ve "İleri" yi tıklayın.
- Aşağıdaki pencerede "Microsoft Excel" i seçin. "İleri" yi tıkladığınızda girişiniz onaylanır.
- "Göz at ..." a gidin ve önceden kaydedilmiş Excel listesini seçin. Listenin yinelenen kopyalarından kaçınmak istiyorsanız, "Yinelenenleri içe aktarma" seçeneğini de işaretlemelisiniz.
- Hedef klasör olarak "Kişiler" i seçin.
- "Kişileri klasöre aktar: Kişiler" satırını işaretleyin. İlk adımda farklı bir ad atadıysanız, bu "Kişiler" yerine görüntülenecektir. Ardından "Harita (özel) alanları" nı tıklayın.
- Sol tarafta artık değerlerinizi tablodan görebilirsiniz. Şimdi sürükle ve bırak yöntemini kullanarak bunları sağ taraftaki alanlara atayın. Örnek: "Ad" alanına "Tony Stark" adını atarsınız. İlişkili e-posta adresi "E-posta" bölümünde. Elbette adres, telefon numarası, faks gibi diğer değerleri de atayabilirsiniz.
- Girişinizi Tamam ile onaylayın ve "Son" düğmesine tıklayın.
- Şimdi adres listenizi Excel'den Outlook'a aktardınız.
3.Adım: Posta listesi oluşturun
Şimdi tek yapmanız gereken bir dağıtım listesi oluşturmak. Outlook'un yeni sürümlerinde bu listeye "kişi grubu" denir.
- "Dosya" altında "Yeni" ye gidin ve "Dağıtım listesi" ni seçin (Outlook 2007). Outlook 2010'da "Kişiler" girişi (sol alt) ve ardından "Yeni Kişi Grubu" menü çubuğunda bir dağıtım listesi oluşturursunuz.
- "Üyeleri Seç" i tıklayın ve Adres Defteri kılavuzunun sağındaki "Kişiler" i seçin.
- Artık listeye istediğiniz sayıda içe aktarılan kişi ekleyebilirsiniz. Seçiminizi Tamam ile onaylayın.
- Artık dağıtım listesini adlandırabilirsiniz. Girişinizi "Kaydet ve Kapat" ile onaylayın.
Not: Bu pratik ipucu Excel 2007 ve Outlook 2007 ile gerçekleştirilmiştir. Sürüme bağlı olarak, tek tek adımlar talimatlardan biraz farklı olabilir.
Bu pratik ipucu, Outlook'ta ikinci bir saat diliminin nasıl ayarlanacağını açıklar.