Excel ve Word ile form mektubu oluşturma
Excel elektronik tablosundan Word adres mektup birleştirme için veri kaynağı da oluşturabilirsiniz. Her zamanki gibi bir Excel dosyası oluşturun ve verilerle doldurun. Bu pratik ipucundaki diğer adımları bir örnek kullanarak açıklıyoruz.
Veri kaynağı olarak Excel ile Word posta birleştirme
Örneğin, önce grafiğe göre bir Excel dosyası oluşturun. Sonra Word'ü başlatın ve aşağıdaki talimatları izleyin.
- Word'deki "SEVKİYATLAR" sekmesine gidin.
- "Alıcı seç" i ve ardından "Mevcut listeyi kullan" ı tıklayın.
- Bir sonraki iletişim penceresinde yeni oluşturduğunuz Excel dosyasını seçin ve "Aç" ı tıklayarak onaylayın.
- Bir sonraki pencerede, Excel dosyasında verilerin bulunduğu tabloyu seçmeniz gerekir. Bu durumda, bu Tablo 1 olacaktır. "İlk veri serileri sütun başlıkları içerir" i işaretleyin ve "Tamam" ı tıklayın.
Adres mektup birleştirme alanları ekleme
Önceki iletişim kutusunu "Tamam" ile onayladığınızdan, Excel'i veri kaynağı olarak kullanıyorsunuz. Bunu göstermek için adres mektup birleştirme işleminize adres mektup birleştirme alanları aşağıdaki gibi ekleyin.
- "SEVKİYATLAR" sekmesine geri dönün ve "Birleştirme Alanı Ekle" yi tıklayın. Açılır listedeki girişler Excel dosyanızdaki sütun başlıklarına karşılık gelir.
- Önce "Ad" adres mektup birleştirme alanını, ardından "Soyadı" ve ardından "Adres" i ekleyerek küçük bir adres bloğunu bir araya getirin.
- Şimdi "Sonuçları önizle" sekmesindeki "SHOWINGS" sekmesine tekrar tıklayın.
Word şimdi Excel dosyasındaki ilk girdiyi gösterir. İkinci kişi için "Sonuçları önizle" düğmesinin sağındaki mavi oku tıklayın. Bu oklarla Word'ün Excel dosyasından okuduğu tüm alıcıları inceleyebilirsiniz. Bunun avantajı, bir Word sayfasında mektubu ve mizanpajı açık ve düzgün bir şekilde elde etmenizdir. Bu, değişikliklerin tüm alıcılara hemen uygulandığı anlamına gelir. Yeni alıcılar eklenirse, bunları Excel dosyasına ekleyebilirsiniz ve form mektubunuzda zaten mevcuttur.
Bu talimatlar Outlook 2010/2013 için geçerlidir. Excel'de koşullu biçimlendirme ile ilgili ipuçlarını burada bulabilirsiniz.