Excel: Yalnızca belirli değerlere izin ver - nasıl çalışır?
Veri doğrulama ile Excel'deki hücrelerde yalnızca belirli değerlere izin verebilirsiniz. Bu, ilk etapta yanlış girişlerin yapılamayacağını derhal garanti ettiğiniz anlamına gelir. Bu, özellikle birden fazla kişi dosyayı düzenlerken yararlıdır.
Excel'de yalnızca belirli değerlere izin ver
Aşağıdaki talimatlar Excel 2007'deki tüm sürümlerle çalışır.
- Siz yazarken denetlenecek bir hücre veya alan seçin.
- Menü çubuğunda veya şeridinde Veri> Veri İnceleme> Veri İnceleme'ye gidin.
- Bir sonraki pencerede, "Ayarlar" sekmesinde geçerlilik kontrolü için karşılık gelen kriterleri tanımlarsınız.
- "İzin Ver" alanında "Tamsayı", "Ondalık", "Liste", "Tarih", "Saat", "Metin uzunluğu" ve "Özel" arasında seçim yapabilirsiniz. Burada standart olarak herhangi bir değere izin verilir.
- Seçime bağlı olarak, Veriler altında değerleri daha da kesin bir şekilde sınırlama seçeneğiniz vardır. Örneğin, yalnızca 01/01/2017 ve 31/12/2017 tarihleri arasında tarih girilmesine izin verebilirsiniz.
- Sabit değerleri hemen belirtmek isterseniz, "Liste" yi seçin.
- Noktalı virgülle ayırarak istediğiniz değerleri girin.
- Girişler zaten bir tabloda varsa, "Kaynak" alanındaki düğmeyi tıklayın, çalışma kitabındaki ilgili sayfaya gidin, ilgili alanı işaretleyin ve "Enter" ile seçimi onaylayın.
- Ardından, atanan veri kontrol alanının yanında bir açılır ok görürsünüz. Şimdi listeden bir değer seçilebilir.
- Ayrıca, "Boş hücreleri yoksay" onay kutusunu etkinleştirerek veya devre dışı bırakarak kontrol sırasında boş hücrelerin nasıl işlenmesi gerektiğini belirtin.
- Veri kontrolünü silmek için, artık kontrol edilmeyen hücreleri seçin. Veri> Veri İnceleme> Veri İnceleme'ye gidin ve ardından "Tümünü Sil" düğmesini tıklayın.
Veri kontrolü için giriş ve hata mesajlarını girin
Kullanıcılara, beklenen biçim hakkında bilgi ve geçersiz girişler hakkında bilgi verebilirsiniz. Bunu yapmak için, her geçerlilik denetimi için ilgili bir metin girin.
- Veri kontrolü altında, "Ayarlar" sekmesine ek olarak "Giriş mesajı" ve "Hata mesajı" nı bulacaksınız.
- "Satır seçildiğinde giriş mesajını göster" seçeneğini işaretleyin.
- Bir başlık ve açıklayıcı mesaj girin. İmleç ilgili hücreye gelir gelmez, kullanıcı bu bilgileri bir açılır pencere olarak gösterir.
- Hata mesajı için de aynısını yapın.
- Yetkisiz bir değer girildiyse, bu bilgi görüntülenir. Yanlış değer kabul edilmez ve kullanıcının doğru giriş yapması gerekir.
- Doğru değerler girildiyse, bu mesaj uygun şekilde görüntülenmez.
Verilerin üzerine yazılamıyorsa, Excel'deki hücreleri kilitleyebilir ve koruyabilirsiniz. Bunu nasıl yapacağınızı bir sonraki pratik ipucunda okuyabilirsiniz.