Erişim Eğitimi: Açıklanan temel bilgiler
Access ile ilk kez bir veritabanı oluşturmak ister misiniz? Bu eğitimde, Access Sürüm 2010'daki en önemli temel bilgileri ve terimleri açıklıyoruz.
Access veritabanının yapısı
Access'te tablolara ek olarak sorgular, formlar, raporlar, makrolar ve modüller kullanılır.
- Tüm veriler başlangıçta tablolar halinde düzenlenir. Tabloda, örneğin adresler veya makale bilgileri bulunabilir. Veriler sütunlar ve satırlar halinde tutulur.
- Satırlara kayıt, sütunlara da alan adı verilir.
- Sorgularla tablolarda bulunan verileri filtreleyebilir, birleştirebilir veya hesaplayabilirsiniz. Bu amaçla, gerektiğinde ilişkiler yoluyla çeşitli tablolar birbirine bağlanır.
- Veriler ilgili kullanıcı tarafından formlar halinde girilir. Veriler ayrıca formlarda da görüntülenebilir. Formlarda sorgu sonuçları çıktısı alabilirsiniz.
- Raporlar formlara benzer ve yazdırma için kullanılır.
- Makrolar iş süreçlerini otomatikleştirmek için kullanılır. Menü komutları gibi çeşitli eylemler birbiri ardına otomatik olarak gerçekleştirilebilir.
- Modüllerde, VBA kullanarak kendi programladığınız işlevleri ve prosedürleri kaydedebilirsiniz.
Access veritabanı tasarlama
Kafanızda bir veritabanı başlar. Yapıyı önceden tanımlamak önemlidir.
- Hangi verilerin (ör. Makaleler, siparişler, müşteri bilgileri) veritabanınızı içermesi gerektiğini düşünün.
- Çeşitli tarihleri konulara ayırın. Her konu daha sonra ayrı bir tabloya kaydedilir.
- Her tabloda hangi bilgilerin depolanması gerektiğini belirleyin. Örneğin, makaleleri içeren bir tabloda, sütun başlıkları olarak makale adı, makale numarası ve fiyat gerekir.
- Yinelenen veri kayıtlarından kaçınmak için, birincil anahtar olarak adlandırın. Bu, gereksiz verilerin ortaya çıkamamasını sağlar. Makaleler için, makale numarası birincil anahtar olacaktır.
- Tek tek tablolar arasındaki ilişkileri tanımlar. Daha sonra farklı tablolardan sorgular oluşturmak için tabloların bağlanması gerekir. Sipariş verirken, örneğin, ürün numaraları da kaydedilir. Dolayısıyla, Öğe tablosu ile Siparişler tablosu arasındaki ilişki Öğe numarası alanı olacaktır.
Access veritabanındaki görünümler
Her nesne için her zaman en az iki farklı görünüm türünüz vardır.
- Tasarım görünümünde, kullanılacak alanları belirtir ve seçenekleri ayarlarsınız. Görünümü formlarda ve raporlarda tasarlarsınız.
- Veri sayfası görünümü, tabloların içeriğini ve sorguların sonuçlarını gösterir.
- Formlar ve raporlar için veriler form veya rapor görünümünde görüntülenir.
İlk basit Access veritabanını oluşturma
Her veritabanının başlangıcı tablodur.
- Oluştur menüsünden Tablo Tasarımı düğmesine gidin.
- "Alan adı" sütununa alanların adını girin Alanlara ad verin, örneğin makale adı, makale numarası vb.
- Sonra veri türünü tanımlarsınız. Bir makale adı söz konusu olduğunda, metin alanı iyi bir seçimdir. Access size burada bir seçim sunar.
- Veri sayfası görünümüne geçerseniz, test verilerini girebilirsiniz.
- Birkaç tablo oluşturduysanız, şimdi tablolar arasındaki ilişkileri tanımlayın. Bunu yapmak için, "Veritabanı araçları" sekmesinde "İlişkiler" düğmesini seçin.
- Fare ile alanlar arasında çizgi çizebilirsiniz.
- Filtrelenmiş verileri bir formda veya raporda görüntülemek için, "Oluştur" sekmesinde "Sorgu Tasarımı" komutunu seçin.
- Tablolardan kullanmak istediğiniz alanları seçin. Bir alanı listeden boş bir sütuna sürükleyin veya listedeki bir girişi çift tıklatın.
- Birkaç tablo kullanıyorsanız, ilişkileri doğru tanımladığınızdan emin olun.
- Tabloyu kaydedin.
- Bir form oluşturmak için "Oluştur" sekmesine gidin ve "Form Tasarımı" nı seçin.
- Ardından, "Araçlar" grubundaki "Mevcut alanları ekle" yi tıklayın. Şimdi tablolardan alanları veya yeni oluşturduğunuz sorguyu seçin ve bunları taslağa yerleştirin.
- Artık Access'te ilk basit veritabanınızı oluşturdunuz.
Bir sonraki pratik ipucunda, Access'te çapraz sorguyu nasıl gerçekleştireceğinizi okuyacaksınız.